Những tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ

Trong bối cảnh kinh doanh sôi động, việc đăng ký kinh doanh là một nhu cầu tương đối thường xuyên của công ty và doanh nghiệp. Khi có nhu cầu này, doanh nghiệp cần nắm bắt được các công việc cần làm hoặc liên hệ với đơn vị có thể thay mặt doanh nghiệp thực hiện dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bài viết dưới đây Luật Tuệ An tư vấn về những tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ.

1. Cơ sở pháp lý

–       Bộ Luật dân sự 2015.

–       Luật Doanh nghiệp 2020.

–       Nghị định số 50/2016/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 01 tháng 6 năm 2016 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.

2. Vì sao doanh nghiệp bắt buộc cần lưu giữ giấy tờ?

Công tác lưu giữ hồ sơ, tài liệu luôn luôn là một công tác vô cùng quan trọng của doanh nghiệp. Tất cả các doanh nghiệp dù thuộc loại hình gì cũng cần phải có một bộ phận lưu giữ tài liệu, điều này ảnh hưởng lớn đến sự thành công, phát triển và quản trị rủi ro của doanh nghiệp. Việc lưu giữ hồ sơ, tài liệu có những lợi ích sau:

–       Giúp đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Những con số thống kê từ những bản báo cáo, tài liệu được lưu giữ sẽ giúp đánh giá một cách khách quan nhất những điểm mạnh, điểm yếu trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

–       Những tài liệu được lữu trữ sẽ giúp những chủ sở hữu của doanh nghiệp dự báo tương lai, xác định chiến lược, phương hướng kinh doanh, phát triển của doanh nghiệp.

–       Giúp hỗ trợ xử lý công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.

–       Những tài liệu được lưu giữ sẽ là bằng chứng cho các cơ quan thuế, bộ phận thanh tra, kiểm toán kiểm tra hoạt động và tính minh bạch của doanh nghiệp.

–       Thông tin của doanh nghiệp được bảo đảm an toàn, dễ dàng chuyển giao giữa các bộ phận nhanh chóng, hiệu quả.

–       Tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

                                       Những tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ

3. Những tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ

Theo quy định tại Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 thì những tài liệu mà doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ bao gồm:

–       Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

–       Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

–       Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

–       Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, công ty TNHH hai thành viên trở lên; các quyết định của doanh nghiệp;

–       Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;

–       Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

–       Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

Có thể thấy đây đều là những tài liệu quan trọng và liên quan mật thiết tới hoạt động của doanh nghiệp. Những tài liệu này chỉ được xác lập một lần duy nhất trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp nên cần giữ lại một cách cẩn thận và khoa học để khi cần đến có thể đem ra để sử dụng mà không bị hỏng hay bị hao mòn tự nhiên.

3. Địa điểm và thời gian lưu trữ những tài liệu của doanh nghiệp

–       Địa điểm lưu trữ: Doanh nghiệp phải lữu trữ những tài liệu bắt buộc kể trên tại trụ sở chính hoặc, những địa điểm được quy định trong điều lệ công ty.

–       Thời gian lưu trữ: Theo quy định của pháp luật có liên quan tới các giấy tờ, tùy từng giấy tờ sẽ có thời gian lưu trữ khác nhau.

Tài liệu Thời hạn lưu giữ
Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty Vĩnh viễn
Biên bản họp 10 năm
Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán : Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn
6 tháng, 9 tháng 20 năm
Quý, tháng 5 năm
Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính 10 năm
Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính 5 năm
Hồ sơ tài sản cổ định: các chứng từ liên quan đến tài sản cố định như thanh lý, nhượng bán, kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản… 10 năm

Tài liệu được lưu giữ tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ doanh nghiệp

4. Hình thức xử phạt doanh nghiệp không lưu trữ tài liệu

Hiện nay hành vi không lưu giữ hồ sơ, tài liệu theo quy định của pháp luật sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính

Theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP thì những doanh nghiệp có hành vi không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty thì sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng

Trên đây là tư vấn của Luật Tuệ An về Những tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý về Những tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ bạn vui lòng liên hệ ngay đến Hotline tư vấn miễn phí: 096.102.9669 hoặc gửi email [email protected]

Luật Tuệ An ” VỮNG NIỀM TIN -TRỌN CHỮ TÍN”

Thông tin liên hệ: 

CÔNG TY LUẬT TUỆ AN

Trụ sở chính: Lô A9 X1 , Ngõ 73 Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội.

Hotline tư vấn miễn phí: 096.102.9669

Email: [email protected]

Developed by Tiepthitute
Facebook Messenger
Chat với chúng tôi qua Zalo
Gọi ngay